Jak uzyskać odpis aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu przez internet?

Sfera „bycia online” stale się poszerza eliminując kolejne sytuacje, w których musimy odwiedzić urząd miasta czy gminy, czasem oddalony o setki kilometrów od naszego miejsca zamieszkania. Dziś, nie ruszając się z domu możemy załatwić coraz więcej formalności – m.in. uzyskać aktu urodzenia, małżeństwa czy zgonu bliskiej osoby.

Jak uzyskać odpis aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu przez internet?
  • Anna Malinowska
  • /
  • 3 lipca 2019

Kto może uzyskać akt stanu cywilnego przez internet?

Po pierwsze, jak wyjaśnia ministerstwo cyfryzacji, osoba ubiegająca się o taki dokument przez internet potrzebuje profilu zaufanego (eGo). Tylko w ten sposób można potwierdzić tożsamość wnioskodawcy. To najlepszy sposób, by wyeliminować ewentualne cyfrowe oszustwa, w tym przypadki podszycia się  przestępcy pod inną osobę.

Sprawdź także:
Jak napisać wniosek o urlop ojcowski?

Jeśli ten warunek jest spełniony, o odpis, poza osobą której ten akt dotyczy, może ubiegać się jej małżonek, inna osoba z bliskiej rodziny (np. rodzic, dziadek, babcia, dziecko, wnuk, prawnuk czy rodzeństwo), przedstawiciel ustawowy (np. opiekun). W tym gronie znajduje się także osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (np. przedstawiając zobowiązanie sądu), sąd czy prokurator. Takie same prawa ma także organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny oraz instytucja administracji publicznej (pod pewnymi warunkami).

Kiedy taka możliwość może się przydać?

Jest cały katalog sytuacji, kiedy możliwość uzyskania aktu stanu cywilnego (swojego lub bliskiej osoby) może zaoszczędzić nam sporo czasu. Z każdą dekadą Polacy stają się coraz bardziej mobilni i częściej zmieniają miejsce zamieszkania. Dzięki temu mieszkaniec Szczecina urodzony w Jaśle, który wziął ślub w Jeleniej Górze nie ma problemu z dostępem do swoich dokumentów, bez konieczności dalekich wypraw do oddalonych o setki kilometrów urzędów. Inna sytuacja to np. konieczność dostarczenia do działu kadr swojej firmy aktu zgonu dziadka w związku z wnioskiem o urlop okolicznościowy w dniu pogrzebu.

Rodzaje odpisów aktów stanu cywilnego

Tych dokumentów jest całkiem sporo i warto dobrze zorientować się, jaki dokument potrzebujemy w konkretnej sytuacji. W katalogu odpisów znajdziemy m.in. odpisy skrócone: aktu urodzenia, aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, aktu małżeństwa, aktu zgonu oraz wielojęzyczne odpisy skrócone: aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu.

Jak podaje ministerstwo cyfryzacji - wielojęzyczny odpis skrócony aktu stanu cywilnego może być potrzebny, gdy będziesz załatwiać sprawy za granicą. Nie wymaga on tłumaczenia.

Poza odpisami skróconymi mamy do dyspozycji także odpisy zupełne: aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu oraz aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości. Warto pamiętać, że odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony — stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych zmian.

Odpis aktu stanu cywilnego skrócony i zupełny można otrzymać w wybranej przez nas postaci, zarówno papierowej jak i elektronicznej – podpisanej kwalifikowanym e-podpisem, który w pełni potwierdzi jego autentyczność. Jeśli składamy wniosek o odpis w postaci elektronicznej – otrzymamy go na swoją skrzynkę na platformie ePUAP (oczywiście musimy posiadać tam konto). Warto pamiętać, że wielojęzyczne odpisy skrócone można otrzymać wyłącznie w postaci papierowej.

Uzyskiwanie odpisu aktu stanu cywilnego przez internet – krok po kroku

  1. Na stronie obywatel.gov.pl odnajdujemy odpowiednią podstronę oraz klikamy przycisk „Wyślij wiosek”.
  2. Logujemy się na swój profil zaufany.
  3. Wypełniamy wniosek.
  4. Podpisujemy wniosek profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
  5. Wysyłamy wniosek. Jeśli wszystko wykonaliśmy poprawnie, na ekranie pojawi się komunikat, że wniosek został wysłany. Otrzymamy również urzędowe poświadczenie przedłożenia czyli tzw. UPP.

Warto pamiętać, że taka usługa jest odmiejscowiona. Co oznacza odmiejscowienie? To nic innego, jak możliwość wysłania wniosku do dowolnego Urzędu Stanu Cywilnego w Polsce.

Ile kosztuje odpis aktu stanu cywilnego przez internet?

Cennik takiej usługi znajdziemy na stronie obywatel.gov.pl:

  • 22 zł - odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny),
  • 33 zł - za odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Skoro usługa jest elektroniczna, możemy zapłacić za nią korzystając z narzędzi online. Opłata za odpis aktu zostanie wtedy powiększona o koszt przelewu. Warto wcześniej sprawdzić, czy czy urząd, do którego składamy wniosek, przyjmuje płatności online.

Listę gmin, które korzystają z płatności online, można znaleźć na stronie Paybynet KIR – Krajowej Izby Rozliczeniowej.

Kiedy odpis aktu jest darmowy?

Polskie prawo przewiduje sytuacje, w których odpis aktu można uzyskać bezpłatnie. Nie zapłacimy za odpis, jeśli potrzebujemy go np. w sprawie wyrobienia dowodu osobistego lub paszportu, świadczenia socjalnego, pomocy społecznej, w kontaktach z ZUS, alimentów, przyznania opieki (oraz kurateli i adopcji), zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę. Wszystkie te przypadki dokładnie określa ustawa o opłacie skarbowej.

Jak długo trzeba czekać na odpis aktu?

Coraz więcej dokumentów można uzyskać od ręki – jest jeden warunek. Akt musi figurować w elektronicznym, centralnym rejestrze stanu cywilnego. To m.in. wszystkie akty sporządzone po 1 marca 2015 roku. Niestety, ze starszymi dokumentami bywa różnie, wszystko zależy od tego, czy urzędnicy zdążyli je przenieść do wspomnianej bazy danych. Jeśli nie, cała procedura może zająć więcej czasu.

Zgodnie z informacjami udostępnionymi na stronie obywatel.gov.pl odpis aktu powinniśmy uzyskać w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku, pod warunkiem, że złożyliśmy go w USC w którym jest już akt w postaci papierowej, ale nie został przeniesiony do rejestru. Trzy dni dłużej zajmie uzyskanie dokumentu od USC, w którym nie ma ani aktu w formie papierowej, ani nie został on wcześniej przeniesiony do wspomnianej bazy danych.

Co zrobić, jeśli USC odmówił wydania odpisu aktu?

Zgodnie z przepisami, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może odmówić nam wydania takiego dokumentu. Stanie się tak wówczas, jeśli chcemy otrzymać odpis aktu innej osoby, a nie mamy do tego prawa. W takiej sytuacji otrzymamy decyzję administracyjną o odmowie. Od tego momentu mamy 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega dany USC. Takie odwołanie składamy za pośrednictwem kierownika, który wydał niekorzystną dla nas decyzję.

Sprawdź także:

Jak złożyć wniosek o nowy e-dowód osobisty?

 

 

 

 

 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami konsumenckimi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!

Czy ten artykuł był przydatny?

Newsletter dla konsumenta

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach konsumenckich. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!

Komentarze