Ochrona danych osobowych w kampanii wyborczej

Komitety wyborcze powinny zadbać o bezpieczeństwo zebranych danych osobowych jeszcze przed swoim rozwiązaniem. Sam fakt utworzenia komitetu, np. przez stowarzyszenie czy partię polityczną, nie jest równoznaczny z uprawnieniem do przetwarzania zebranych danych osobowych.

Wyborca przy urnie
  • Tomasz Wolf
  • /
  • 11 styczeń 2019

Komitety wyborcze ulegają rozwiązaniu z mocy prawa (zgodnie z art. 100 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy). Aby dane osobowe, przetwarzane w czasie kampanii wyborczej, były należycie chronione, RODO nakłada na komitety obowiązek administratorów związany z retencją danych. W dokumentacji z wyborów w komitetach wyborczych przetwarzane są bowiem m.in. szczególne kategorie danych wskazane w art. 9 RODO, jak np. poglądy polityczne czy światopoglądowe.

Zasada ograniczenia celu

Jeśli komitety wyborcze na potrzeby kampanii przetwarzają dane osobowe, które nie zostały pozyskane na podstawie przepisów Kodeksu wyborczego, należy pamiętać o wskazanej w RODO (art. 5 ust. 1 lit. b) zasadzie ograniczenia celu. Stanowi ona, że dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie mogą być dalej przetwarzane w sposób z nimi niezgodny. Nie jest uznawane (w myśl art. 89 ust. 1 RODO) za niezgodne z pierwotnymi celami dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do badań naukowych, historycznych lub statystycznych.

Przepisy Kodeksu wyborczego jednoznacznie określają cele, w jakich tworzone są komitety ściśle związane z konkretną kampanią wyborczą. Przetwarzanie danych osobowych będzie zatem służyło tym celom, dane powinny więc do czasu rozwiązania komitetu ulegać retencji.

Odrębność celów oznacza brak uprawnień do dalszego wykorzystywania danych osobowych, bowiem komitety wyborcze przetwarzają je z inną myślą niż podmioty, które je utworzyły - na podstawie przepisów Kodeksu wyborczego. Fakt, iż dany komitet wyborczy został utworzony np. przez stowarzyszenie czy partię polityczną nie oznacza, że po jego rozwiązaniu podmiot ma uprawnienia do przetwarzania danych osobowych zebranych przez komitet.

Retencja danych

Zasada ograniczenia przechowywania danych (wynikająca z art. 5 ust. 1 lit. e RODO) wskazuje, iż dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne. Dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie w celach archiwalnych w interesie publicznym, do badań naukowych, historycznych, statystycznych. Tak więc przetwarzanie danych osobowych przez komitety wyborcze w toku kampanii wiąże się ściśle z celem, jakim jest zgłaszanie kandydatów w wyborach oraz prowadzenie na zasadzie wyłączności kampanii wyborczej na ich rzecz.

Przepisy Kodeksu wyborczego wskazują, że komitety wyborcze mogą być tworzone zarówno przez partie polityczne, koalicje partii, stowarzyszenia i organizacje społeczne, jak i przez wyborców. Nie oznacza to jednak, że podmioty i osoby tworzące komitety mogą dowolnie dysponować pozyskanymi w czasie kampanii danymi osobowymi. Przykładowo, niedopuszczalna jest sytuacja, gdy listy poparcia kandydatów lub ich kopie zawierające dane osobowe już po rozwiązaniu komitetu wyborczego znajdują się w posiadaniu podmiotów lub osób, które je tworzyły.

Okres retencji danych osobowych przez komitety wyborcze jest uzależniony od tego, czy:

  • dane były przetwarzane bezpośrednio na podstawie obowiązujących przepisów prawa wyborczego,
  • czas ich przechowywania będzie wynikał, wobec braku przepisów szczególnych, bezpośrednio z RODO.

W drugim przypadku przetwarzane dane osobowe powinny być usunięte niezwłocznie po osiągnięciu celu ich przetwarzania. W związku z tym, iż (zgodnie z art. 100 i 101 Kodeksu wyborczego) komitety wyborcze ulegają rozwiązaniu z mocy prawa, to:

  • zanim się to stanie, dane osobowe powinny być usunięte,
  • jeżeli dane znajdują się w dokumentach z wyborów, powinny zostać przekazane do właściwego organu wskazanego w prawie wyborczym.

Usunięcie danych z sieci

Istotnym aspektem, związanym z retencją danych przez komitety wyborcze, jest prowadzenie stron internetowych. Zgodnie z art. 140 Kodeksu wyborczego, komitety mają obowiązek prowadzić rejestry kredytów oraz wpłat o wartości przekraczającej, łącznie od jednej osoby fizycznej, kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę (ustalanego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, obowiązującego w dniu poprzedzającym dzień ogłoszenia postanowienia o zarządzeniu wyborów). W rejestrach tych wskazane są: imię, nazwisko oraz miejscowość zamieszkania osoby, która dokonała wpłaty.

Komitety są obowiązane umieszczać rejestr na swojej stronie internetowej i uaktualniać w taki sposób, aby informacje o kredytach i wpłatach ujawniane były w terminie 7 dni od udzielenia kredytu lub dokonania wpłaty. Rejestry kredytów i rejestry wpłat są prezentowane na stronach internetowych komitetów wyborczych w sposób ciągły, a dane z tych rejestrów komitety wyborcze przekazują właściwemu organowi wyborczemu w formie pliku PDF (zapisanego na płycie CD lub DVD, w standardzie ISO 9660).

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że po rozwiązaniu komitetu wyborczego powinny zostać usunięte z jego stron internetowych dane osobowe ujawnione w rejestrach, ponieważ cel ich przetwarzania został już osiągnięty.

Na stronach internetowych komitetów znajdują się również inne dane osobowe. Niektóre z nich mogą być przechowywane po zakończeniu wyborów - z wyjątkiem sytuacji, w której cel ich przechowywania został już osiągnięty. Wszystkie one powinny być jednak usunięte do czasu rozwiązania komitetu wyborczego.

Komentarze