Wchodzą w życie tzw. E-akta. Co to oznacza dla pracownika i pracodawcy?

1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wnosi ona zmiany w obszarze związanym z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze krócej: 10 lat, zamiast obecnych 50 lat. Dla pracowników oznacza to natomiast łatwiejsze ubieganie się o emeryturę czy rentę, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi niezbędnymi do ustalenia wysokości świadczeń.

Wchodzą w życie tzw. E-akta. Co to oznacza dla pracownika i pracodawcy?
  • -
  • /
  • 2 stycznia 2019
  • Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej jest traktowana na równi z dokumentacją papierową.
  • Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z zapewnieniem integralności, kompletności oraz dostępności przechowywanej dokumentacji.
  • Dokumentacja dotycząca nowych pracowników będzie musiała być przechowywana jedynie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub został rozwiązany stosunek pracy.
  • Zmiany mają istotny wpływ na treść świadectwa pracy oraz czas, jaki pracodawca ma na zniszczenie dokumentacji.

E-akta to część pakietu #100ZmianDlaFirm. W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie zobowiązany trzymać je tylko przez 10 lat, ale z zachowaniem następujących zasad:

  • w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności,
  • w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia,
  • przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (wyjątek od tej zasady może być wprowadzony jedynie w drodze odrębnych przepisów).

Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmie wszystkich, którzy nawiążą stosunek pracy od 1.01.2019 r. Do zatrudnionych przed wejściem w życie nowej ustawy zastosowanie znajdują dotychczas obowiązujące przepisy, dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, nakazujące jej zachowanie przez 50 lat.

Niemniej, dla stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r. i przed 1.01.2019 r., okres przechowywania dokumentacji może zostać skrócony. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportu informacyjnego, dotyczącego tych osób, zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty.

Informacje o zamiarze przekazywania raportów można złożyć do ZUS w każdym czasie.

Złożenie oświadczenia nie podlega zmianie i dotyczy wszystkich pracowników, zatrudnionych u danego pracodawcy – skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych. Pracodawca będzie mógł się z tego wycofać, ale tylko przed momentem złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Potem jest już to niemożliwe. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy (tj. przez 50 lat).

Wraz z wejściem w życie ustawy, pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (dotąd należało przechowywać dokumenty formie papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa musi zostać zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca dysponują już kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą zmniejszyć się nawet o ok. 200 tys. zł rocznie, uwzględniając redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy dodatkowego wyposażenia, np. szaf pancernych.

E–akta mają przynieść także korzyści pracownikom. Pracodawcy mogą bowiem - podobnie, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach - przekazywać w postaci elektronicznej do ZUS dane ważne dla ubezpieczonych. W opinii Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, oznacza to znaczne oszczędności czasu dla pracowników, którzy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę. Nie będą oni zmuszeni także do gromadzenia papierowych dokumentów, gdyż wszelkie dane, niezbędne do przyznania świadczeń, będą zgromadzone bezpośrednio w ZUS.

Oto informacje Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii dla pracodawców:

Jeśli zatrudniasz pracowników, masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r. okres ten zostanie skrócony do 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

  • zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
  • zatrudnionych w latach 1999-2019, pod warunkiem, że złożysz do ZUS:
    • oświadczenie (ZUS OSW),
    • raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10 lat biegnie od końca roku, w którym złożysz raport informacyjny.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

  • akta osobowe pracowników - zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
  • pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, jak również dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Jak skrócić okres przechowywania dokumentów?

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, możesz skrócić okres przechowywania dokumentów. W tym celu powinieneś złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniałeś w latach 1999–2018.

Ważne! Jeśli pracownicy, których zatrudniałeś pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za nich składasz dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Procedura składania raportu

Krok 1. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to twoja dobrowolna decyzja. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Złożenie oświadczenia nie upoważnia cię do skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych, powinieneś złożyć jeszcze raport informacyjny.

Krok 2. Złożenie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników

Raport składany za każdego pracownika będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy.

Dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA

Dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA obejmują:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Wykażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności: czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę, czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. nadal będziesz zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Uwaga! Przekazanie do ZUS raportu informacyjnego, nie zwalnia z przekazywania danych za swoich pracowników (np. w raportach miesięcznych) za lata następne.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwołasz - wówczas raport informacyjny ZUS RIA, za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinieneś przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia,
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.

Uwaga! Jeżeli nie złożysz raportów informacyjnych pomimo przekazania do ZUS oświadczenia, to masz obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny możesz złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

  • umowy zlecenia,
  • umowy agencyjnej,
  • innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Co przekazuje się pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?

Powinieneś przekazać pracownikowi:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pouczasz pracownika o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Jako zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji, dotyczącej umowy, oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Niezależnie od tego, ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA:

  • w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS,
  • wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika, ZUS poinformuje również o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
  • konieczności wystąpienia do pracodawcy - jako płatnika składek - o wydanie:
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również ZUS niezależnie poinformuje o:

  • skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
  • prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
  • złożeniu przez pracodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA (dane z tego raportu będą również udostępnione na profilu danej osoby na PUE ZUS).

Inne obowiązki przedsiębiorcy w związku ze zmianami przepisów od 1 stycznia 2019 r.

Należy pamiętać, że już od początku 2019 r:

  • jeżeli np. zwolnisz pracownika, wraz ze świadectwem pracy powinieneś przekazać informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych,
  • w niektórych sytuacjach będziesz wysyłał do ZUS nowe imienne raporty miesięczne (ZUS RPA).

Informacja o okresie przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu pracy

Wraz ze świadectwem pracy, będziesz miał obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. nie otrzyma (od ZUS ani od pracodawcy) żadnej informacji, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami konsumenckimi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!

Czy ten artykuł był przydatny?

Newsletter dla konsumenta

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach konsumenckich. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!

Komentarze